Usted probablemente ha escuchado acerca de la "oficina sin papeles," una idea que ha llegado a ser posible por la adopción masiva de computadoras en negocios de todos los tamaños en todas las industrias. A pesar de que no muchas empresas pueden realmente decir que "no tienen papeles," las computadoras han reducido significativamente las necesidades de papel día a día, bajando los gastos y disminuyendo el impacto sobre nuestros recursos naturales. Pero con el crecimiento del almacenamiento electrónico de documentos aparece un nuevo reto; ¿ qué sucede si usted necesita compartir archivos guardados en una computadora con todo un equipo de empleados, cada uno usando una computadora diferente? ¿O probablemente con diferentes departamentos o incluso oficinas remotas? Usar el correo electrónico no siempre es práctico, especialmente cuando se manejan grandes archivos, y otros métodos como FTP pueden ser muy complicados y carecen de capacidades administrativas.

La solución- El Sistema de Administración de Documentos de WSI.

El Sistema de Manejo de Documentos actúa como una central en línea - un centro de colaboración- que almacena sus archivos, le permite hacer seguimiento de revisiones, autores y más. Puesto que es un sistema en línea, sus empleados o miembros de equipo pueden tener acceso a él desde cualquier lugar que tenga una conexión a Internet (¡excelente para los viajeros!). El acceso al sistema y a carpetas y archivos específicos se puede controlar con nombres de usuario y contraseñas individuales. Esto permite que su Sistema de Administración de Documentos sea usado por diferentes equipos o departamentos, permitiendo a los usuarios únicamente acceso a los archivos que les han sido asignados. Es una solución flexible que hace la colaboración más eficiente y simplifica incluso necesidades de archivo complejas.

A continuación se mencionan algunas de las características clave del Sistema de Administración de Documentos:

• Comparta todo tipo de archivos desde un sistema central en Internet
• Sistema de archivo completamente personalizable para adaptarse a sus necesidades
• Realice seguimiento de revisiones, autores, calificaciones de documentos y comentarios
• Basado en permiso: los usuarios sólo pueden tener acceso a los archivos que se les han asignado
• Capacidad de reporte para monitoreo de seguridad y desempeño en el trabajo